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职场中高效沟通的5W2H和7步骤

作为职场新人入职的时候，我每天忙得像陀螺一般地转，加班到八九点，工作却仍然完成的不如意。那时候在一个创业公司，项目刚开始运转毫无规范。我每天早上要打电话催促各部门填写前一天工作进度，经常打了好几个电话也没收到回音；要负责项目后勤行政采购事宜，负责跟渠道洽谈合作事宜。每天下午老板还经常有外出买下午茶的临时任务下派。我几乎忙得团团转，需要跟所有人做沟通，但是沟通得非常并不顺利。我一度认为自己有良好的沟通能力，老板突发的任务，同事的不配合经常让我感到挫败。

在《沟通圣经》一书中提到，沟通有四个主要目标：

我经常遇到的状况就是，沟通过程中只有信息的输出和被理解，却没有使对方采取下一步行动，沟通停在前三步，导致工作没有顺利地完成，经常多次返工。

如何让沟通更有效，通过沟通推进工作的顺利进行，也并非毫无技巧。在本书中，作者认为应该要考虑五个方面的问题，让沟通更高效轻松。

每一次沟通都有其背后的目标，信息被接收、被理解、被接受、使对方采取行动。但是，我们却经常把闲聊当沟通，聊着聊着忘记目的，导致最终该完成的工作没有进展。职场中沟通也该是以目的为导向。每一次跟领导、跟客户、跟同事进行工作的交通时，不要忘了自己最初沟通的原因。

所谓知己知彼，理解沟通的对象，掌握更多的信息有助于推进沟通的进程。对于不同个性、教育背景、年龄的人，不可能采用相同的沟通策略，最好能根据对象的特点调整传达信息的方式去迎合对方的兴趣和需求。预测沟通对象对内容的反应和可能提出来的问题，有助于使整个沟通的过程更顺畅。也许你会说，这样的沟通是不是太心机了？太不自我了。其实我们是本能有这种能力去调整沟通的策略达到目的。《沟通的艺术》一书则提到，沟通能力的高低也取决于你能用变换使用沟通技巧的能力以及应变的能力。这其实只是一种沟通的方式而已。

沟通的时间和地点也区分了沟通方式的不同。 如果我们在用ppt做汇报讲解的时候，不同的场景所使用的ppt就有区别了。如果是在办公室，可以使用解说型，而在大型会议室做沟通交流，ppt可能需要是大字演说型，讲解的内容深浅也有区别。

了解沟通对象对信息的理解程度有助于你在沟通过程中对于信息展示的程度。如果对方知道的信息你喋喋不休，不知道或感兴趣的内容却毫无准备，那么这场沟通很难成功。

有效沟通的6c原则，要求沟通过程中，把话说清楚，简洁不拖沓，信息正确，礼貌积极。

为了有效的沟通需要选择合适沟通的方式，要注意信息的传达方式，沟通媒介，组织的逻辑，甚至到语气、非语言沟通等等。

这五个方面说起来，其实也是why-who-when/where/what-how的5W2H的应用，即是沟通的原则，也是职场工作完成的思路。作者把每一条内容都解释得十分清楚，应用也可以很广。比如说在跟同事交流的时候，掌握对方比较多的信息，采取适当的语气，告知其下一步目标。洽谈合作的时候，则免不了要将上述的几个方面全都考虑在内并反复确认，以保证沟通的顺利进行和工作的完成。在沟通比较棘手或复杂的事情之前，最好先把这些问题先想一遍，甚至在日常的沟通中，也要把这些问题谨记于心，这样可以防止“说话不经大脑”的情况发生，写邮件按发送之前，先想一想。

思考上面5个问题后，就可以开始计划沟通的内容了。为了让沟通更有效，有7个步骤需要完成。

1.写下目的

2.收集信息

3.把信息分类

4.决定顺序：按时间、空间、重要性、复杂度递增法、熟悉度递增法、因果关系、主题等顺序组织信息。

5.制作大纲

6.撰写初稿

7.编辑初稿和完稿

编辑初稿和完稿针对的更多是书面沟通。但是在应对重要的或复杂的会话沟通之前，这7个步骤的计划也是非常有效的。

本书中提到的沟通时要考虑的5个问题和计划沟通的7个步骤的思维方式，其实也能应用到生活工作中解决问题之道。这本书最优秀的地方在于， 理论＋实践 ,它提供了解决问题的理论，升级你的认知，提出实践清单和评估清单，让你的沟通学习有研究依据，有刻意练习的方法，练习过程中可能出现的困难会有提示帮你规避，评估清单协助你更好地认识自己。

比如说，在“听”这一章中提出了 增进倾听技巧的十个做法 ：

1.准备好去听 2.感兴趣

3.心胸开阔 4.去听重点

5.批判性倾听 6.避免分心

7.做笔记 8.协助说话者

9.回应 10.不插话

练习的作业则是：

沟通的练习无处不在，与人面对面沟通，看电视采访全都学习的途径。也许你自认为沟通能力不错，但是细节你都注意到了吗？这本书在写下了沟通过程的原则之后，逐步从听说读写四个方面全方位解释沟通技巧，一般人经常忽略的 “打电话”技巧、“非语言沟通”、“如何提高阅读效率”、“求职面试”、“撰写报告” 等都有详细的理论解释和实践指导。职场之中沟通路漫漫，只有让自己不断学习提升，才能更高效率工作。

一次帮你收齐做好PPT的三大标准、五大方法（附送三大法宝）

因前段时间在公司内部组织的培训课上通过PPT分享了有关写作的内容。一些小伙伴在看到我做的PPT之后，感觉风格质量做的挺好，想让我做些有关PPT制作的分享。因时间缘故，一直没能整理一份比较完整的PPT进行分享，这里专门抽些时间通过文章分享给小伙伴。

最开始接触PPT大概是在大学读书的时候，那个时候老师经常使用这种工具进行讲课。在学校读书的时候，真正需要做PPT的需求并不多（最主要还是因为没有意识到它的重要），以为没有绘图天分、对颜色不是特别敏感，做不出比较“自带美感”的PPT。

直到真正开始工作才意识到PPT最主要的作用是协助沟通，而不是单纯的追求高大上、追求美感。因为从事的工作主要是市场咨询类，面向客户需要要用PPT提案，在公司内部需要通过PPT做培训，直到后来在写文章的时候都要列出一个PPT。甚至于在老东家的时候将这种习惯带到了部门、影响了一些小伙伴，每次都会有人抱怨，“又要做PPT。。。”。

这里结合个人工作总结与日常所习心得，就比较实用的沟通工作类PPT总结出好PPT的三大标准、提升PPT技能的五大方法以及附送的三大法宝。

一、好PPT的三大标准

                                                                       简洁、逻辑、美感

                                                                           简洁方面

   信息一旦复杂，重点信息就很难被用户接收、接受。信息复杂主要是体现两个方面：一是内容过多；二是内容类别过多。在做PPT的时候，很多人会在一个页面加上很多内容，例如一大段文字、很多张图片，也有小伙伴会将众多图片、文字、甚至视频放到一页PPT。

     在强调沟通效率、沟通效果的商业世界，很少人会比较喜欢复杂的信息。PPT的目的是在于展示，展示你所要传达的要点关键词，而不是所有的要点内容。这些关键词背后的内容只需要存在于你的大脑当中，在你需要沟通的时候，给你提示的作用。PPT是用来帮助你高效传达内容的，而不是帮助你直接展示内容的。即使是在呈现复杂内容的情况下，也需要遵循简洁这个原则。

                                                                         逻辑方面

一个完整的PPT本质上是为了解决某个问题的解决方案，例如你想给公司小伙伴做关于提升沟通的内部培训，例如你需要通过PPT向你的客户提案。如果你做的PPT没有一定的逻辑结构，说明你对你的课件或者你的方案还是不够深入。 一个好的PPT总要能够呈现出你的比较清晰的思考逻辑。 只有当围绕客户的问题，提供了解决方案以及解决方案可能实现的效果，你才能够高效的传达你的内容，才能够更多的被客户认可。你一定要清楚你要提供的产品（PPT）所面临的认知环境，如用户对你所呈现内容的基础认识、用户没有足够深入的信息以及用户对你多展示的信息的期望，希望可以获得某种快乐的满足或者解决某种痛哭。

                                                                         美感方面

         一个好的产品必须要能够在一定程度的被表现出来，就像一个美女要通过穿合适的衣服、化合适的妆才能够被人所欣赏，真正的表里如一。PPT的美感主要体现在1、颜色的搭配方面 2、文字与其他内容的混搭方面。颜色搭配方面：如果自身的审美能力不是那么的强（分不清楚暖色、冷色），可以借助外部工具如微软、WPS提供的模板（有固定的版式），在做的过程当中学习优秀的颜色配比。混搭方面：不同类型内容之间保持一定的层次，在符合整体背景的基础上，排版布局尽可能的更有条理。只有当颜色及混搭做的更协调，才有利于关键内容词的展现。如上图展示的PPT内容。

 

二、提升PPT表现力的5大方法

                                                                1、拓展产品经理思维

       在完善每一份PPT的过程当中，其实是在做PPT这样一种产品。这种产品最重要的目的是帮助讲述者能够高效传达内容，其目标是让受众有所行动。在做之前可能需要事先通过在纸上、或者电脑上借助思维导图确立基本的框架结构、确定整个内容的传达逻辑，当完善草稿之后，才需要真正的借助电脑予以加文配图，通过调配颜色配比、图文结构进行更好的展示。借助PPT展示的本质是在通过ppt将自己的方案内容打造成一种产品，这种思维屡试不爽。

                                                                2、提升用户体验意识

 

        所有的文字都是为了将信息传达给用户，包括PPT上展示的关键词，讲述人所讲的内容。 每一个在场的听众都是用户，每一类用户都会给你提供一定的反馈，帮助你在细节上完善，整体上修正。 只有重视来自用户的反馈，并系统分析哪些模块可以做的更好，哪些模块属于多余。才能更好的帮助你打造一个比较完善的PPT产品。在每一次内部培训或者做研究报告的时候都会更多的从用户的角度出发，去设计整个PPT的结构、版式及布局。这确实是一项比较枯燥但是比较有价值的工作，值得花费时间去完善。在这个过程中也更多的培养了自身在用户体验方面的意识。

                              

                                                                   3、写作反哺PPT

       PPT展示本身也是一种写作，这种写作与长文写作如文章相比都是一种传播工具，只不过PPT更多的需要通过演示传播给受众。 文章最直接的功能就是用户可以通过文字直接实现一定程度的沟通。在每一次内部分享特定主题的时候，如关于营销、关于品牌，都会事先通过PPT将其中的关键逻辑列出，做出一个用于内部演示的PPT，在之后会把特定的内容通过文章的形式进行再次输出。通过这样的方式，一篇文章才能够更好的被用户接收、接受（如公司小伙伴、客户伙伴）等等。通过文章、PPT的结合，在一定程度上确实提高了个人的写作能力（写作效率与内容效果方面）。

   

                                                                 4、口语与文字双向反馈

 

       在通过PPT进行展示特定内容与通过纯文字的文章形式传播内容的过程当中，逐渐的对于特定领域建立了比较清晰的认知框架与知识结构。不管是面向公司小伙伴、还是客户伙伴，在一定程度上确实强化了个人的沟通能力。PPT或者文章在面向伙伴沟通的时候，本身也是在与自己沟通。通过这种多向沟通的方式，在一定程度上提升了个人的思考质量，从而在与小伙伴们沟通特定事项的时候，能够更系统、更有条理的传达。 彻底告别以往的只言片语，东西互扯的跳跃式沟通模式，通过将现实中的言语的沟通转化为PPT、文章，达到了一个正向循环的生态。

                                                                   5、自我迭代完善

 

       每隔一段时间，我都会翻看过往所做的纸质笔记、PPT与读书笔记（仅供参考，不一定适用于每个人）。每隔一段时间都会发现过去对于某些内容的理解确实过于片面，将不同年份、不同工作背景下的记录进行汇总，会发现一个很有意思的事情，过往所有记录点滴组合成了我现在的工作以及个人的兴趣。这些信息总是在不同的场景、不同的人的激发下让我重新找回那些更值得参与的事情。如过往在电子商务、市场营销、B2B品牌传播、大数据等各个领域的积累发现，让我开始重视数据的价值，以及可能的下一代互联网-基于数据的价值互联网。

      或许这就是每一次回顾都是一次发现，每一次展望都是一种延伸所带给我们每一个人的价值所在。一个没有迭代感的产品注定是无法跟进时代节奏的产品，注定会逐渐被竞争对手超越、被用户放弃。

最后送你三大宝

                                                                      意识、方法、工具

        任何一项工作都有相应的思维支撑，任何工作也都有一定的方法可循，有一定的工具可以直接使用。随着越来越多知识工作者的出现，在特定领域必然会涌现出新的知识体系。届时，知识这种工作必需品将能够实现系统化、标准化的生产。

        只有通过快速、系统的方式掌握特定领域的知识，加之不断的在实践中总结发现，必然会加速个人的学习，进一步提升个人、个人所在企业在整个市场的竞争力。

        总的来说，现在包括在未来我们每一个人必须要根据自身能力、自身追求、自身对商业变化的感知以及企业的需求（在服务企业或者潜在服务企业）在某一个知识领域建立比较系统的知识体系、借助可操作的方法以及总结适当的工具箱，使自己能够从容应对变化多端的商业环境。（你的工作明天可能就会不再，因为有太多公司正在取代你的公司，太多个人正在取代你）。

基于目前整体的商业环境的发展，知识工作者遍及各个领域，随着越来越多跨区域、跨时间的协作组织、协作个体的出现。在可预见的未来，未来每家公司除了会有传统意义上研发经理、市场经理还会存在一种叫做知识经理的职位，其主要职能是通过连接企业内部与外部帮助企业建立比较完善的知识系统（ 如提升自我造血能力、提升外界应对能力 ），将企业及企业内部成员的各类信息整合成可供传播、可供分享的经验，并与外部进行适度的整合，所以在未来会有更多细分类别的知识经理活跃于各个企业。

                    希望以上所提到的各个模块能够对你有用，也欢迎共同参与一起迭代！

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如何进行高效会议沟通

一、是会议，必有准备

永远不开没有准备的会议，会议的成本是时间，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以，会议由事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。

二、是会议，必有主题

开会必须要有明确的会议目的，在会议准备的PPT前3页，必须显示会议主题。 没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。

三、是会议，必有纪律

开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任）议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不安流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

四、是会议，会前必有议程

要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。

五、是会议，必有结果

开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间尽量控制在1.5-2H以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，现在还有60分钟，还有30分钟，还有10分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。

六、是开会，必有训练

培养员工，让员工减少犯错，提示技能，本质是提高了时间价值。很多企业有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“会议训练”，而许多企业缺乏这样的培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等的。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。

开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果，适当注意一些艺术和技巧，就会化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到就事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

七、是开会，必须守时

要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。

八、是开会，必有记录

一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要，企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。

九、是散会，必有事后追踪

记住“散会不追踪，开会一场空”。加强核对检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、核对检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样的要求。

ppt的制作方法和步骤

你是不是做 PPT 的时候不知道从哪儿开始？是否总是会花费大量时间而做出来效果不佳，导致反复修改？是不是手忙脚乱，工作体验极差？

有没有方法可以避免这些问题？答案就是形成一个 PPT 工作

※ 什么是工作流？

参见维基百科：工作流（Workflow），是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的抽象、概括和描述。

其实通俗地讲工作流就是一个工作流程。

一个由计算机软件系统控制的程序的执行就是一个工作流，PS 中的动作也可以视为工作流，企业部门的请假、报销等工作也会有工作流。

※ 为什么形成工作流？

好的工作流，不仅可以提高工作效率，充分利用协调各个资源，还能减少错误和延误。

建立运用正确的工作流可以使你的 PPT 像产品一样被高效「批量生产」出来。

这篇文章就来讲一讲 PPT 高手的工作流是怎样的？

第一部分 软件设置

PPT 高手的软件设置和普通人之间是不一样的。虽然每个人会有一些个人偏好，但有一些设置是具有共性的。设置好软件对于后续工作的进行有极大地帮助。

① 自定义快捷工具栏

在 PowerPoint 中，快捷工具栏可以进行自定义。默认的快捷命令只有保存、撤销几个图标，而高手的快捷工具栏会有一排小图标，如下图：

在「高手的工具栏」中，按照图标顺序依次增加了以下工具：

左对齐、居中对齐、右对齐

上对齐、中部对齐、下对齐

合并形状（布尔运算）

横向分布、纵向分布

插入文本框、插入形状

这个快捷工具栏有什么好处呢？好处可以说是非常多了，我们可以一键对齐文本框、一键调整图层顺序、一键进行布尔运算……下面这个动图是使用对齐和分布工具快速调整形状布局的示例：

这么好用的快捷工具栏，如何设置呢？

很简单。在「保存」图标附近右键单击，然后在下拉菜单中选择「自定义快捷工具栏」，会出现如下界面，接下来选择需要添加的工具往右侧添加即可（命令是按照名称拼音排序的）：

掌握这个骚操作后可以按照自己的一些习惯对工具进行增减，原则是让以前需要鼠标在界面不同地方点好几下才能找到的常用工具（比如布尔运算）一步到位。

② 设置自动保存

在做 PPT 的时候，难免出现忘记保存或者电脑罢工的状况。为了避免工作白白浪费，设置自动保存是很有必要的。

设置操作为：文件 选项 保存。除了改自动保存的时间（不建议太短，三五分钟比较 OK），还可以更改自动保存的文件位置。

③ 增加撤销次数

做 PPT 很难总是一次性做到完美，有时候稍微疏忽，就要撤销，甚至全部撤销重来。

但是 PowerPoint 的默认撤销次数是 20，这个时候手动增加撤销上限，就可以解决没撤销几下就撤销不动的问题了。

设置方法和自动保存类似：文件 选项 高级，然后更改次数到 50-100 次。

关于撤销还有另一个小技巧是：点击快捷工具栏撤销图标右侧的小三角会出现操作记录，下拉可以一次性撤销很多步，不需要不停地按 Ctrl + Z。

④ 更改画布的大小

为了达到更好的演示效果，画布的大小要考虑屏幕分辨率的大小，如果是适应桌面显示设备，一般我们将其宽高比设置为 16 : 9。

在 PowerPoint 中，画布的度量单位是厘米。建议采用 48cm × 27cm 大小画布，这两个数都比较利于计算。什么意思呢？

比如我们一张 PPT 上想要讲三点内容，这三点内容横向排列，每一点内容都有一小段文字和一个小标题，这个时候，我们会直观反应过来，除去间隙后分给每一栏的宽度大概就是 14cm 多一点。

如果觉得 48cm 宽的画布导出的图片尺寸还不够大，可以再增加到 64cm × 36cm。

画布尺寸不建议过大，画布尺寸越大意味着分辨率更大的图片、更大的计算量、占用更大的内存，笔记本容易出现运行卡顿问题。

⑤ 编辑幻灯片母版

幻灯片母版在事企业单位用得较多，设计师用得较少。在幻灯片母版加 Logo，自定义页码能使整个文稿保持一致的 Logo 和页码格式，一步到位，非常方便。

页面比较少的 PPT，也可以先预留一个 Logo 和页码位置，等 PPT 都完成之后，选择一页确定好这两个元素，然后在不同页面上复制粘贴一个也是可以的。

⑥ 使用好快捷键及其组合

软件用得好的高手，你甚至都看不出来他干了些啥，只知道屏幕上的东西在快速变换格式，感觉很神奇，只留下一脸懵逼的你在一旁啧啧称赞！

其中的秘诀就在于使用好快捷键。灵活的使用快捷键，能大幅度提高效率而且保证很好的精度和准确度。下面是制作 PPT 时一些常用的快捷键：

Ctrl + S：保存

Ctrl + Shift + S：另存为

Ctrl + A：全选

Ctrl + D：复制粘贴

Ctrl + G：组合元素

Ctrl + Shift + G：取消组合

F4：重复上一步操作

Ctrl + Z：后退一步

Ctrl + Y：前进一步

Ctrl + 】 增大字号

Ctrl +【 缩小字号

Shift + 鼠标拉伸：等比例缩放

Shift + 鼠标拖动：水平或垂直移动

Ctrl + 鼠标拉伸：按中心缩放

Ctrl + 鼠标拖动：复制一份

Ctrl + 方向键：距离微调

Ctrl + 鼠标滚轮：缩放编辑区

值得注意的一点是快捷键（热键）冲突。快捷键可能被多个软件占用，经常遇到占用的是微信和搜狗输入法。

以搜狗输入法为例，建议直接在输入法的属性设置里取消快捷键，微信的快捷键可以在设置中修改成另一个组合。

⑦ 文件管理与文件保存

关于文件管理与命名，之前的文章《精英都在用的文件命名管理法》已经说得比较清楚了，也举到了 PPT 制作的例子：

? 期末展示-中美贸易战：一与二的博弈

? 1 _Mindmap

? 2_image

? 3_docx

? 4_data（xlsx）

? 5_pptx

? 6_Reference

制作 PPT 的时候，建议文件多保存几个版本，避免一个文件从头做到尾，不要心疼硬盘空间。

另外，制作过程的页面不要轻易删除，可以先复制一份拽到最后面隐藏起来，有时候会发现还是之前的那个好，但是一旦删除就后悔莫及了，多保存几个文件版本与之同理。

第二部分 设计与制作

① 金字塔结构

PPT 是用于沟通的，要完成信息从一方传递到另一方的任务，不能高效准确传达自己想法的 PPT 不是好 PPT。

和写作一样，PPT 的整体框架和逻辑是至关重要的。最常见的逻辑框架就是金字塔结构。金字塔原理风靡全球这么多年不是没有道理的，超级好用。

所谓金字塔结构，其实和我们写高考作文非常类似。开门见山抛出中心论点，然后分三个分论点进行论证，在三个分论点中优又会有举例论证、对比论证等等方式。

写作、演说、思考、制作 PPT……很多事情都可以与金字塔结构建立起联系。金字塔架构可分为两种，一种是正金字塔，另一种是倒金字塔。

正金字塔结构是先总后分——在开头表达主要观点，然后分点向下铺陈展开，这种形式沟通上更为高效，因此在 PPT 和演说中也用得最多。

李开复在演讲《如何成为一个优秀的演讲者？》的 PPT 中，使用了大量的正金字塔结构，配合其演讲，整个逻辑清晰明了，让听者易于接受。

不过这个 PPT 已经很多年前的设计，放在今天来看显得有些简陋，有许多可以重新设计的地方，见下图：

② 话题与设计关键词确认

在开始制作第一张 PPT 之前，有几个需要整体把控的要点。首先要确认 PPT 的话题与设计关键词。

什么是 PPT 的设计关键词呢？比如苹果的发布会的关键词是简约直观；一些概念黑科技产品要强调炫酷、有科技感；还有一些比较文艺的话题需要优雅感性。

用一两个词去形容这个 PPT 想要传达的感觉，就是设计关键词，设计关键词与演示的话题息息相关。

有了关键词之后，设计元素、设计样式都要围绕这一两个关键词展开，不要跑偏。可以通过找几张契合的图像、和设计作品来强化大脑中这一认识。

比如下面是我在 Behance 搜索「Gentle」找到的一些设计作品的拼图，其配色、字体选用、版式都有很多借鉴意义。

③ 字体、色彩确认

确认好设计主题和关键词。我们就可以大致反应出要用什么字体和颜色了。

字体选择：比较现代、商业、互联网、科技一点的话题，可以用简约的无衬线字体，比如苹方、Montserrat；比较文艺一点的古典的一些话题可以在大标题中用一些衬线字体，比如造字工房尚雅、俊雅等。

确认色彩的几种途径：

① 直接用色卡

② 限定颜色：企业、品牌色彩

③ 设计作品取色

④ 自己根据色彩理论配色（要求太高）

④ 文本层级样式确认

在制作第一张 PPT 的时候，就要考虑文本的层级区分。

一个清晰的文本层级关系能让整个 PPT 的视觉架构非常清楚。既有助于信息从演说者传达到观众，也有助于观众进行记忆。

以李开复在演讲使用的一页 PPT 为例。他在解释演讲技能是什么的时候，使用了下面这样一页 PPT（已修改优化）。

这里就有明显的文本层级关系，分别是大标题、小标题和解释文本。这一层级关系可以继续沿用到后面的 PPT 页面中，如下：

大标题、小标题和说明文本这三个文本层级在 PPT 中的运用是非常常见的。

制作演示文稿之前可以对这三级文本进行样式的定义，并将常用文本框设置为默认格式。（同理可以将常用的形状样式设置为默认形状格式）

也可以将三级文本框单独放在一张 PPT 上，灵活使用复制粘贴和使用格式刷快速更改文本框的样式。

⑤ 相同页面同步处理

PPT 做多了其实会发现很多常用版式结构是很类似的。同一个 PPT 里经常出现相同的处理，比如类似的转折页，类似的图表页……

这个时候，可以跨越顺序，将相同形式的页面同步处理。这也是能提高一点效率的不错的方法。

结束语

好的工作流程是能让工作事半功倍的，从一个 PPT 的构思、设计与制作到产品的开发、设计与生产都是如此。希望大家都能在自己的工作领域建立起近乎完美的工作流。